|
Dit artikel over selectie van software voor technische dienst geeft is geschreven door Martin van den Hout. U kunt het hele artikel lezen of op de onderstaande links klikken om naar de desbetreffende secties van dit artikel te gaan.
1. Efficiënt software voor onderhoudsbeheer een zegen voor de technische dienst
2. Software voor technische dienst: Eenvoud is het kenmerk van het ware!
3. Software inventarisatiemethodiek
4. Verschillende stappen in een selectie traject
5. Maak een goede blauwdruk van processen
6. De keuze uit meer dan 160 onderhoudspakketten
7. Implementatie software voor beheer technische dienst blijft mensenwerk
8. Samenvatting van do’s en don’t bij selectietrajecten
1. Efficiënt software voor onderhoudsbeheer een zegen voor de technische dienst
Goede software voor onderhoudsbeheer blijkt een zegen voor iedere onderhoudsdienst. Iedereen kan de gegevens van een machine vlot terugvinden. Het is duidelijk wanneer welk preventief onderhoud moet gebeuren en welke werkorders open staan. Alleen bij het zoeken naar onderdelen alleen al, bespaart een goed geïmplementeerd systeem 45 minuten per monteur per dag.
Er zijn dan ook vele mensen die hun onderhoudsinformatiesysteem (OIS) enthousiast gebruiken. Toch blijken er nog steeds mensen ontevreden. Een groot deel van de implementaties mislukt ronduit.
“Software voor technische dienst met als uitgangspunt: Eenvoud loont!”
2. Software voor technische dienst: Eenvoud is het kenmerk van het ware!
Wat moet je nu doen om de implementatie wel tot een succes te maken?
Soms hoor je mensen verzuchten: “Sinds we de administratie van ons onderhoud geautomatiseerd hebben, krijgen we het steeds drukker met het vastleggen van allerlei nutteloze informatie.” Veel bedrijven maken hun administratie veel te complex, omdat ze graag alle mogelijkheden van een pakket willen gebruiken. Ze vragen zich er dan niet bij af, of ze alle functies echt nodig hebben. Dit leidt ertoe dat ze veel te veel informatie moeten verwerken. Het is belangrijk terughoudend te zijn. Twee keer zoveel gegevens beheren, kost vier keer zoveel tijd. Ook vergeten bedrijven hun medewerkers te vertellen waarom ze bepaalde gegevens moeten invoeren.
3. Software inventarisatiemethodiek
Het grootste probleem waar veel bedrijven mee worstelen is dat ze hun behoeften niet goed kunnen vertalen in een specificatie voor het onderhoudssysteem. In een aantal gevallen implementeren onderhoudsmanagers, die geen verstand van de automatisering van hun werkzaamheden zelfstandig een systeem. In andere gevallen zijn het vaak juist automatiseerders, die geen verstand van onderhoud hebben. Wat nodig is, is een vertaalslag daartussen, waarin de dagelijkse routine van een technische dienst vertaald wordt naar een blauwdruk voor een softwarepakket. Om deze vertaalslag te kunnen maken, heb je mensen nodig die verstand hebben van de werkzaamheden binnen een TD en bovendien ook nog eens de taal van automatiseerders spreken. Ook hebben deze mensen hulpmiddelen nodig om vlot te kunnen werken en niets te vergeten. Zelf gebruik ik hiervoor bijvoorbeeld onze toolkit. Deze bevat een overzicht van:
- alle deelgebieden die aan bod kunnen komen bij het automatiseren van een TD (preventief onderhoud, werkstroom, storingsmeldingen, planning, magazijnbeheer, et cetera)
- vragenlijsten om vlot de behoefte van een bedrijf te inventariseren
- een overzicht van best practices en bewezen oplossingen voor allerlei problemen
Er zijn ook een aantal boeken over dit onderwerp verkrijgbaar, die goede diensten kunnen bewijzen tijdens een implementatie.
4. Verschillende stappen in een selectie traject
De eerste stap in het traject is het in kaart brengen van de huidige werkwijze van een bedrijf.
- Hoe worden storingen gemeld?
- Welke informatie ligt er vast van reservedelen?
- Welke rapportages moet het hoofd TD leveren aan de directie?
- Wie keurt de inkoopopdrachten goed?
Vooral voor deze inventarisatie bewijzen vragenlijsten goede diensten.
Een tweede stap is verbeteren van de huidige werkwijze. Wat wil een bedrijf eigenlijk bereiken met de aanschaf van een (ander) softwarepakket?
Ieder bedrijf is anders. Toch zijn er een aantal problemen waar veel bedrijven mee kampen, waarvoor anderen al hele goede oplossingen hebben. Dit is het juiste moment om na te denken over deze oplossingen. Soms raken mensen zo enthousiast, dat ze alle verbeteringen in één keer willen doorvoeren. Dat kan meestal niet. Het is belangrijk een goed gefaseerd plan te maken. Het softwarepakket moet echter wél in staat zijn een werkwijze die pas over een jaar start te verwerken.
5. Maak een goede blauwdruk van processen
Als alle behoeften in kaart gebracht zijn, moeten ze omgezet worden in een heldere blauwdruk voor het nieuwe systeem. Hoe gaat het nieuwe systeem precies werken. Welke informatie gaat erin, hoe wordt deze verwerkt en welke komt eruit?
Wat moet een melder van een storing precies invullen? Welke informatie staat er op een openstaandwerk-lijst staan? Welke informatie moet er op rapporten staan? Het systeem is niet bedoeld om gegevens op te slaan, maar om informatie terug te vinden.
Verder moet duidelijk zijn welke routing formulieren moeten volgen, wie informatie mag wijzigen et cetera. Het is uiterst belangrijk deze blauwdruk tot in detail goed te maken. Implementatie van onderhoudssoftware is als een nieuwbouwproject. Als het project eenmaal opgeleverd is, blijken wijzigingen achteraf veel geld en tijd te kosten. Software veranderen is net zo duur als staal of beton veranderen. Het is wat dat betreft even hard. De blauwdruk is dus erg belangrijk.
6. De keuze uit meer dan 160 onderhoudspakketten
Pas na het opzetten van de blauwdruk, en niet eerder, volgt de keuze van het pakket. Er zijn veel pakketten op de Nederlandse markt. Veel mensen zien door de bomen het bos niet meer. Egemin Vadeo heeft een database met daarin de eigenschappen van 160 softwarepakketten, waaronder Maximo, SAP, MP2, Synergie, Mainpac, Mainsaver, MS2000, PMC, Tabware, AMMS, Benchmate, IMMPOWER, Mainstar, Maintain it, tdo, Maintenance Manager, PlannExpert, Maintenance Tracker, Marcam PRISM, OCS Materials Management, pcmaint32, PERMAC, Somax, waarvan de leveranciers zeggen dat ze geschikt zijn om onderhoudsadministraties te automatiseren. In de praktijk blijkt dat sommige pakketten minder geschikt zijn. Vaak zijn pakketten voor een ander doel ontworpen, zoals de projectplanning of het vastleggen van grondstofvoorraden. Je kunt met wat creativiteit wellicht een aantal functies gebruiken, maar het blijft altijd behelpen.
Belangrijk is niet alleen naar de functies van een pakket te kijken. Tijdens het verkooppraatje hebben alle pakketten natuurlijk een fantastische helpdesk, vlotte ondersteuning, goede gebruiksvriendelijkheid en stabiliteit. De realiteit is anders. Ook bestaat het gevaar voor het aanschaffen van een veel te complex pakket. Wie een vervoermiddel vraagt waarmee hij alle kanten uitkan, komt misschien thuis met een helikopter, terwijl hij behoefte had aan een bakfiets.
7. Implementatie software voor beheer technische dienst blijft mensenwerk
Pas na een goede specificatie en selectie kan een goede implementatie volgen. Deze is een stuk complexer dan de disk in de drive doen en op “Install” klikken. Een bedrijf moet mankracht vrijmaken voor training van gebruikers, invoer van gegevens en extra ondersteuning van nieuwe gebruikers.
Ook bij de implementatie bewijst een draaiboek, zoals een goede toolkit weer goud waard te zijn. In één keer goed implementeren bespaart niet alleen een hoop geld, maar ook een boel frustratie van medewerkers.
Als een pakket op de juiste manier gespecificeerd en geïmplementeerd is, ervaren zowel medewerkers als management vaak als een zegen. Het maakt het werk efficiënter, informatie is makkelijker bereikbaar voor iedereen en zaken worden niet meer vergeten.
8. Samenvatting van do’s en don’t bij selectietrajecten
|
Do’s
bij onderhoudssoftware selecties
|
Don’ts
bij onderhoudssoftware selecties
|
|
De administratie en planning van het onderhoud automatiseren
|
Alle informatie in hoofden van mensen en op losse papiertjes bewaren
|
|
Goed nadenken over de benodigde inrichting van het pakket
|
Dat mooie pakket van de beurs kopen
|
|
Zorgen voor committent van het management
|
Denken dat het duurste of bekendste pakket ook wel het beste zal zijn
|
|
Een leverancier kiezen met een goede helpdesk
|
Iemand zonder ervaring met de implementatie van onderhoudssoftware het pakket laten implementeren
|
|
Eenvoudige gebruiksaanwijzingen maken voor veelvoorkomende handelingen
|
Proberen alle functies van het pakket te gebruiken
|
|
Goede training organiseren voor gebruikers
|
Disk in de drive doen, op “Install” klikken en dan roepen: “Oké, vanaf gaan we dit pakket gebruiken.”
|
|
Gefaseerd implementeren
|
Alle mogelijke verbeteringen tegelijkertijd implementeren
|
|
Key users aanwijzen
|
|
Tot slot: “Maak alles zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger dan dat”. Albert Einstein
Terug naar PlanLogic nieuws
Terug naar PlannExpert: Software voor technische dienst
Lees dit artikel in PDF
Gerelateerde artikelen
Wat is een onderhoudsbeheersysteem?
Onderhoudsmanagement doe je zo
Maintenace management software en kengetallen
|
